La stipula di un contratto di noleggio coinvolge anche l’ufficio amministrativo dell’azienda, dovendone questo gestire le relative fatture. L’intento di Program è quello di agevolare e facilitare quanto più possibile l’ufficio amministrativo delle aziende clienti nelle fasi di controllo, registrazione e successiva liquidazione delle fatture ricevute, attraverso collaborazione e supporto quotidiano. Con Laura Fanfani - Responsabile Ufficio Amministrazione di Program parliamo della cura che il suo ufficio dedica ai rapporti con i clienti e fornitori.

L’Ufficio Amministrazione come gestisce e mantiene i rapporti con i clienti?

Riteniamo importante prestare attenzione alle specifiche necessità degli uffici amministrativi con i quali ci interfacciamo, poiché la stipula di un contratto di noleggio può influire sulla loro operatività, specialmente quando il noleggio comprende numerosi veicoli. L’obiettivo è creare degli accordi e delle sinergie in grado di generare un risparmio di tempo e risorse per entrambe le parti. Per farlo, instauriamo un rapporto diretto con l’ufficio amministrativo del cliente e, partendo dall’ascolto delle sue esigenze amministrative, impostiamo i processi contabili in modo corretto ed efficace fin dall’inizio del contratto. Questo ci è possibile grazie alla propensione del nostro team alla cooperazione e alla flessibilità degli strumenti software a nostra disposizione.

Come si traduce nella pratica l’attenzione alle esigenze amministrative del cliente?

Nella pratica, contattiamo i clienti con flotte di grandi dimensioni e i clienti pubblici, ma talvolta anche i clienti più piccoli che manifestano esigenze particolari, e definiamo con essi un sistema di fatturazione condiviso, garantendo supporto attivo quotidiano. Abbiamo a disposizione applicativi software che ci consentono di proporre soluzioni più flessibili rispetto ai sistemi di fatturazione standard, generalmente più rigidi e strutturati. Per esempio, con il cliente possiamo concordare e modificare alcuni parametri, come la data di fatturazione, il periodo di competenza delle fatture e la periodicità di invio delle stesse. Così facendo, rispondiamo alle esigenze dei Fleet Manager che devono integrare la loro operatività con il proprio ufficio amministrativo e i relativi gestionali, consentendo loro di ridurre i costi amministrativi.

Inoltre, abbiamo sviluppato degli applicativi che ci consentono di gestire la fase di inizio e fine contratto in modo automatizzato, velocizzando le procedure di fatturazione o emissione di note di credito. Stiamo anche lavorando a un adattamento del nostro gestionale, che ci consentirà di mettere a disposizione del cliente quante più informazioni possibili. Per esempio, verranno forniti al cliente dei codici per accedere direttamente al proprio partitario.

Un esempio delle collaborazioni e sinergie che creiamo con gli uffici amministrativi dei clienti è il caso RAI – Radiotelevisione italiana, società per la quale abbiamo impostato un sistema di fatturazione ad hoc. Allinearci alle loro indicazioni, ci ha consentito di fatturare con la precisione dei centesimi su ogni voce, accelerando così le successive fasi di verifica da parte di RAI.

Grande attenzione alle esigenze dei clienti, ma anche a quelle dei fornitori.

Anche la gestione dei rapporti con i fornitori per Program è un aspetto rilevante, al quale viene posta grande attenzione. È importante collaborare, sempre in piena trasparenza, così da intrattenere relazioni durature di cui possono beneficiare entrambe le parti. A testimonianza del nostro impegno verso i fornitori, per otto anni consecutivi abbiamo ottenuto il riconoscimento Cribis Prime Company, un certificato rilasciato da CRIBIS, società del gruppo CRIF, che attesta la massima affidabilità economico-commerciale dell’azienda, e che viene rilasciato unicamente alle aziende che si distinguono sul mercato per affidabilità, solidità e trasparenza, sempre virtuose nei pagamenti verso i fornitori.